Avez-vous déjà entendu parler du coffre-fort Arkevia ? Sinon, vous êtes au bon endroit pour avoir toutes les informations importantes sur ce dernier. Ce coffre-fort a été spécialement conçu pour les salariés, il leur permet de dématérialiser les données et leur évite l’usage du format papier. C’est un outil qui est très utile et dont la fonctionnalité mérite d’être connu de tous, afin d’en faire un meilleur usage.
Arkevia : qu’est-ce que c’est ?
Avant de chercher à comprendre ce qu’est Arkevia, il est important de chercher à connaître la définition d’un coffre-fort numérique. En effet, un coffre-fort numérique est un espace de stockage fortement sécurisé avec des bases informatiques. Dans cet espace de stockage, les entreprises et les salariés peuvent déposer de nombreux documents confidentiels tels que les fiches de paie, les factures, ou encore des pièces officielles (carte d’identité, passeport, etc…).
Si vous comprenez déjà cette définition de coffre-fort numérique, alors vous avez une idée de ce que c’est que Arkevia. Une plateforme qui permet de protéger des documents électroniques (diplômes, pièces d’identité, ou autres documents électroniques) pendant au moins 50 ans. Grâce à ce système, le salarié est sûr de ne pas perdre ses documents électroniques et pour un chef d’entreprise, de pouvoir consulter les résultats passés de son entreprise.
Comment fonctionne Arkevia ?
Le fonctionnement du coffre-fort Arkevia est basé sur deux catégories de personnes : les employeurs et les salariés. Voici donc pour chaque catégorie de personnes le mode de fonctionnement.
Les employeurs
Dans la plupart des entreprises, l’employeur ou le chef d’entreprise a presque accès à tous les documents qui concernent la société. Ces documents qui sont en sa possession peuvent être partagés lorsque ce dernier le souhaite. Arkevia lui permet donc, grâce à la forte sécurité de son coffre-fort de sécuriser les informations qu’il ne souhaite pas divulguer au personnel de travail.
Par contre lorsqu’il décide de partager une information donnée, il doit informer le personnel afin qu’ils les consultent. L’employeur décide le moyen par lequel, il souhaite partager l’information avec son personnel. Très souvent, la plupart de ces chefs d’entreprise réalisent cela à travers un mail.
Les salariés
Arkevia n’a pas uniquement pensé à aider les employeurs, il a aussi pensé aux salariés. Les salariés grâce à Arkevia ont une certaine assurance à conserver des documents sans risques de perte. Le salarié peut enregistrer les données qui lui semblent importantes dans un espace bien sécurisé à l’abri des pertes et des cybercriminels. Lorsqu’à la fin de chaque mois, l’employeur envoie une fiche de paie, le salarié sera notifié par un message sur sa boite mail, si ce moyen est choisi par l’employeur.
Une fois que la fiche est dans le coffre-fort, le salarié doit faire une demande sous le type de document (format papier ou électronique), selon son choix et le plus tôt possible. Passé un certain délai, l’archivage du fichier se fera en format numérique.
Comment consulter un document archivé sur Arkevia ?
Arkevia étant un coffre-fort numérique, la consultation de vos documents doit se faire en ligne, donc il est important d’avoir un smartphone, une tablette ou encore un ordinateur. Cela permet aux salariés, aux chefs d’entreprise, peu importe leur position, d’avoir accès aux données à tout moment. Pour consulter, connectez-vous dans un premier temps sur le site personnel Arkevia en suivant le processus normal. Ensuite, accédez à votre coffre-fort numérique en renseignant vos identifiants puis consultez le document que vous voulez. Le processus à suivre est très simple, le développeur du site a facilité la tâche.
Néanmoins, si le processus est complexe pour vous, le service client est disponible pour vous aider. Vous pouvez également visualiser les options de dépannage et d’aide en ligne.
Comment supprimer un fichier sur Arkevia ?
Il peut arriver que vous ayez envie de supprimer certains documents surtout lorsque vous changez de fonction ou lorsque ces derniers perdent leur valeur. Pour le faire sur Arkevia, vous devez vous connecter sur votre compte personnel puis envoyer les documents en question dans le répertoire “corbeille”. Les documents tels que les calendriers de virements de fonds ne sont pas supprimables.
Où se trouvent le code secret Arkevia et le matricule ?
Tout utilisateur se doit de connaitre son code secret Arkeria. Cela est indispensable pour pouvoir travailler sur votre compte. Lorsque vous vous connectez sur le site de Arkevia, vous devez enregistrer le matricule du compte ainsi que le code secret. Ces informations se retrouvent respectivement en haut à gauche de la fiche de paie et en bas à droite de votre fiche de paie.
En cas de problème de connexion, comment procéder ?
La plupart des utilisateurs de Arkevia rencontrent deux types de problèmes : un problème d’authentification ou une mauvaise connexion wifi. En cas de bug, il faut identifier le problème afin de penser à une solution.
Si le problème en question est lié à votre mot de passe, vous avez la possibilité de le récupérer via l’adresse électronique que vous avez inscrite à l’inscription. Maintenant, si le souci est en rapport avec le réseau, le problème vient probablement de votre outil électronique. Cela pourrait être un problème de dysfonctionnement de votre connexion (routeur) ou aussi une mise à jour d’appareil.
Pour rétablir la connexion, vous pourrez redémarrer le routeur. Si le problème est une question d’authentification, le mieux c’est de faire appel à un professionnel pour ne pas compliquer les choses.
Pourquoi utiliser le coffre-fort Arkevia ?
L’utilisation de Arkevia présente de nombreux avantages. L’avantage le plus remarquable est que sur Arkevia vous bénéficiez d’un gain de temps et d’une simplicité dans toutes les missions RH. Vous n’avez pas besoin de faire des impressions papier, parce que le site se charge de le faire comme il se doit. Ceci vous réduit les frais liés à l’impression.
L’autre avantage que vous offre ce coffre-fort est la protection des documents. Avec ce dernier, vous êtes sûr que vos documents sont en sécurité. En cas de démission dans votre travail ou de retraite, vous êtes le seul à avoir accès à ces documents.